Je hebt een order geplaatst en ontvangen. Dan volgt alleen nog de financiële afwikkeling. Maar wat zijn de mogelijkheden rond facturering? Wat gebeurt er wanneer de betalingstermijn verstrijkt? In dit blog geef ik je 6 tips & tricks om met je facturen en betalingen te werken.
1. Maak een verzamelfactuur
Nadat wij artikelen verzenden, volgt automatisch de factuur. Je ontvangt facturen per levering, per order. Hierdoor zijn dit soms meerdere facturen per order en per dag.
Doordat je soms veel facturen ontvangt, is het lastig om overzicht te bewaren. Gelukkig heb je daarom bij INDI ook de mogelijkheid om een verzamelfactuur te ontvangen. Deze optie kunnen wij aanzetten per dag of per week. Alle zendingen, van een dag of een week, vind je dan verzameld op één factuur. Heb je hier interesse in? Laat het ons weten en wij regelen het voor je.
2. Mail je facturen naar een los e-mailadres
Wist je dat je een apart emailadres voor facturen aan kunt geven? Erg handig om je eigen administratie te ordenen. Dit doe je in je account bij e-mailinstellingen. Meer over deze instellingen lees je in mijn blog Een account aanmaken? Dit zijn de voordelen.
3. Download ontbrekende facturen
Sinds kort kun je in je account je factuuroverzicht bekijken. Hier zie je in één oogopslag alle openstaande en betaalde facturen, evenals de betaaltermijn en vervallen facturen.
Vanuit het factuuroverzicht download je ook eenvoudig ontbrekende facturen. Klik op het oranje document-icoon achter ‘downloads’ en je krijgt de factuur in pdf-formaat.
4. Betaal eenvoudig via Payt
Vanuit dit overzicht kun je ook de facturen gelijk betalen. Klik op de oranje betaalknop en je komt in ons boekhoudprogramma Payt. Hier betaal je snel en eenvoudig met iDeal. Ook kun je doorklikken naar je online dossier voor meer informatie.
Je online dossier van Payt
In je online dossier van debiteurensoftware Payt staan al jouw facturen. Om deze in te zien heb je geen inloggegevens nodig. De link naar je dossier vind je, naast het doorklikken vanuit het factuuroverzicht, in de herinneringsmail.
Hier heb je de mogelijkheid om facturen te betalen. Daarnaast stel je eventuele vragen eenvoudig in je online dossier, onder de betaalknop. Je vragen komen per e-mail bij ons binnen en wij beantwoorden deze zo spoedig mogelijk.
5. Stuur een herinnering naar de juiste persoon
Elke donderdag verzenden wij een betalingsherinnering via Payt. In deze mail staan alle vervallen facturen op een rijtje. Het kan natuurlijk een keer voorkomen dat er een factuur tussendoor glipt waardoor deze net buiten de betaaltermijn voldaan wordt. De afgesproken betaaltermijn staat onderaan elke factuur en bovenaan het factuuroverzicht in je account vermeld.
Wij kunnen een extra e-mailadres voor het ontvangen van de betalingsherinnering toevoegen. Zo komt deze gelijk bij de juiste persoon terecht.
Onze herinneringsflow
Facturen betaal je binnen de aangegeven betaaltermijn. Doe je dit niet dan ontvang je in totaal drie herinneringen. Wanneer wij na de laatste herinnering nog geen betaling ontvangen hebben dan dragen wij de factuur over aan een incassobureau. Is het incassotraject gestart, dan betaalt je zelf voor de bijkomende incassokosten. Het is dus noodzaak op tijd te betalen om problemen te voorkomen.
6. Wacht niet te lang met contact opnemen
Mocht er echt iets zijn waardoor een factuur niet betaald kan worden, dan is het altijd mogelijk om samen naar een oplossing te zoeken. Wellicht kan, in uitzonderlijke gevallen, een betalingsregeling hierbij helpen. Neem vooral contact op en bespreek het met ons.
Wij kunnen specifieke gegevens aan je dossier toevoegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een contactpersoon omtrent betalingen of een speciaal telefoonnummer.
Vragen of opmerkingen?
Ik hoop dat deze 6 tips & tricks je helpen om efficiënt met je facturen en betalingen te werken. Heb je specifieke gegevens of heb je nog vragen over facturen of je dossier in Payt? Neem gerust contact op met onze financiële administratie.
Lees ook:
Ik heb een order geplaatst. En nu?
Mijn zending is niet juist. Wat nu?
7 tips om makkelijker en sneller te bestellen
Ontmoet onze klantexperts
Heeft dit artikel je geholpen?
