Binnen INDI werken we met zelfsturing. Een organisatiestructuur zonder managers waarbij eigen verantwoordelijkheid en transparantie belangrijke elementen zijn. Waarom zijn we hier mee begonnen en hoe is het ons tot nu toe vergaan? In dit blog deel ik mijn overwegingen en ervaringen.
Welke organisatievorm past bij INDI?
Zelfsturing in organisaties heeft mij altijd geïntrigeerd. Vertrouwen op elkaars gezond verstand en volwassen omgang met elkaar zijn basisprincipes die mij enorm aanspreken. Dagelijks nemen we in ons privéleven immers ook onze verantwoordelijkheden, zoals de aankoop van een huis of het opvoeden van kinderen.
Geïnspireerd door een aantal boeken, bezoeken aan zelfsturende organisaties en gesprekken met enthousiaste zelfsturingfans heb ik vier jaar geleden de stoute schoenen aangetrokken om te onderzoeken of zelfsturing voor INDI een meerwaarde zou zijn. Een aantal studenten van de Hanzehogeschool in Groningen hebben daarom, in wisselende samenstellingen, onderzoek gedaan. De uitkomst bevestigde dat van alle bekende organisatievormen zelfsturing het beste aansloot bij de behoeftes en cultuur binnen INDI. De principes van Holacracy bleken de beste match te zijn. Werken met rollen in plaats van functies, effectieve overleg- en besluitvormingsprocessen en duidelijke, verdeelde verantwoordelijkheden met zeer strakke spelregels. Met transparantie en onderling vertrouwen als belangrijkste voorwaarde voor het slagen van zelfsturing. Dit sprak ons enorm aan.
Een andere onderzoeksopdracht moest inzicht geven in de voorbereidingen om zelfsturing te implementeren. De uitkomst was… niets doen. ‘Spanning’ moest de brandstof voor onze nieuwe zelfsturende organisatie worden. Gewoon beginnen en dan op basis van spanningen steeds beetje bij beetje verbeteren. Dit is een continu proces van acties, verbeteringen of aanpassingen in rollen. De methode doet dan zijn werk. Dit was voor mij een groot leermoment. Het voelde op dat moment namelijk niet echt comfortabel: ik ben graag in control en goed voorbereid bij dit soort belangrijke veranderingen.
Waarom zelfsturing?
En toch had ik duidelijk voor me waarom INDI wél met zelfsturing zou moeten beginnen:
- Met zelfsturing ben je wendbaar als organisatie. Dit is essentieel om te groeien, te anticiperen op klantbehoefte en markt én je te blijven onderscheiden ten opzichte van de concurrentie;
- In een zelfsturende omgeving ontwikkelen talenten zich sneller en komen beter tot hun recht;
- De autonomie in een zelfsturende organisatie stimuleert ondernemerschap;
- De nieuwe generatie (potentiële) INDI-collega’s heeft meer behoefte aan verantwoordelijkheid, zelfontplooiing en werken vanuit een gezamenlijk doel;
- Een extra persoonlijke overweging was dat de methode helpt om negatieve effecten van mijn karakter – zoals in control willen zijn – als eindverantwoordelijke te verkleinen, zodat dit niet in de weg zou staan van de groei en ontwikkeling van collega’s en organisatie.
De definitieve keuze
Aan de feiten lag het niet. Deze klopten voor mij als een bus om te switchen naar zelfsturing. Maar gevoelsmatig was ik er nog niet en zat ik in een rollercoaster. Zijn de belangrijkste basisingrediënten vertrouwen en transparantie voldoende aanwezig? Hoe gaan collega’s om met meer transparantie? Gaan collega’s wel goed om met ‘echte’ verantwoordelijkheden? Durven ze echt te ondernemen en dus ook fouten te maken? Wat als niet iedereen mee wil of kan? Welk risico heeft dit voor de onderneming, de stakeholders en meer dan 30 collega’s met hun gezin?
De uitkomst van veel nadenken en de vele gesprekken met collega’s en externen heeft mij het inzicht gegeven om ten eerste niet te twijfelen aan mijn INDI-collega’s en hun intenties en (potentiële) talenten. Het tweede belangrijke inzicht was vertrouwen hebben in het zelfsturingsproces dat organisatie en mens stapje voor stapje laat groeien en ontwikkelen. De keuze was gemaakt: we besloten er voor te gaan.
De switch naar zelfsturing
Nadat de agile-werkprocessen bij ons IT- en marketingteam solide genoeg waren, hebben we besloten om gefaseerd per team zelfsturing te gaan invoeren. Dit voelde voor mij veiliger dan in één keer en leek mij ook voor de organisatie het meest passend. De eerste stap was het oude managementteam te laten vervallen en een INDI company cirkel te creëren. Daarna zijn we gestart met dagelijks stand-ups voor alle teams. Spoedig volgde de cirkel met marketeers en de IT-cirkel en als laatste zijn de klantenservice en productspecialisten zelfsturende cirkels geworden. We hebben dit stap voor stap gedaan en het hele implementatieproces duurde ongeveer een jaar. Uiteraard hebben we hierbij wel hulp gehad van specialisten. Gemiddeld één dag in de week was Jan-Paul van SOOPLE bij ons om ons te trainen en te coachen bij overleggen. Ik ben van mening dat deze support essentieel is voor het slagen van de overgang naar zelfsturing.
Wat heeft zelfsturing ons gebracht?
Na twee jaar zie ik dat de gefaseerde invoering voor zowel de organisatie als voor mijzelf goed heeft gewerkt. Het ‘loslaten’ en afleren van het aangeleerde ‘directeurengedrag’ is niet altijd even makkelijk. Misschien was zelfs mijn afwezigheid op sommige momenten beter geweest. Maar ik maak vorderingen en zie mooie effecten op collega’s en organisatie.
Binnen de company cirkel kennen we nu zes cirkels met hun eigen kerndoel (purpose). Dagelijks krijgen we nieuwe inzichten en maken we stappen. Dit is een proces zonder einde; we raken nooit uitgeleerd om het beter te doen. De belangrijkste resultaten op dit moment zijn:
- De organisatie is veel ‘vloeibaarder’ geworden. Onlangs hebben we bijvoorbeeld drie nieuwe cirkels met een specifiekere purpose gecreëerd en twee oude cirkels opgeheven die destijds afgeleid waren van de oude afdelingen. Het proces van purpose, verantwoordelijkheden en rollenmutaties verliep heel organisch en effectief en gaf ons tevens belangrijke inzichten voor een volgende keer.
- Ik zie INDI-collega’s mooie ontwikkelingen doormaken als het gaat om ondernemerschap en andere talenten. In de oude vorm was dit niet of moeizamer te realiseren.
- Bij diverse collega’s zie ik dat het werkgeluk is toegenomen.
- De samenwerking als volwassenen onderling maakt een flinke ontwikkeling door.
- Brede managementfuncties zijn vervangen door effectieve, specialistische rollen. Ik kan zelf bijvoorbeeld meer focus leggen op klantgerichtheid en strategie.
Voor wie zich afvraagt of zelfsturing leidt tot een ‘vrijgevochten bende’ kan ik uit ervaring zeggen dat het tegengestelde waar is. De methode met spelregels, meetbare doelen en duidelijke verantwoordelijkheden ondersteunt op superstrakke wijze de werkprocessen. Dit houdt in dat juist niet op inhoud wordt gestuurd. Dit komt ten goede aan de vrijheid in uitvoering en dus het ondernemerschap.
Ik vind trouwens niet dat zelfsturing de heilige graal is voor alle ondernemingen. Zelfsturing moet bij de organisatie en cultuur passen. Bovendien zijn er genoeg succesvolle organisaties die niet zelfsturend zijn.
De volgende bestemming van de reis
Mijn conclusie is dat we met INDI de juiste richting zijn ingeslagen en dat zelfsturing perfect aansluit op ons DNA. Ik moet er trouwens niet meer aan denken om terug te gaan naar de vroegere hiërarchische structuur. Dat zou voor INDI een grote stap terug zijn.
Zoals gezegd zijn we nog niet uitgeleerd. Belangrijke topics om de volgende bestemming op onze reis te bereiken zijn:
- Het aanscherpen van purpose-gericht werken;
- Het verbeteren van de onderlinge aanspreek- en feedbackcultuur om elkaar beter te maken;
- De ontwikkeling van persoonlijk leiderschap voor alle INDI-collega’s;
- Het strategieproces binnen INDI van bepalen naar uitvoeren;
- De ‘employee journey’, zoals het aannemen, ontwikkelen, waarderen, belonen en uitzwaaien van medewerkers.
Meer weten over zelfsturing?
Het boek ‘Getting Teams Done’ van Marco Bogers en Diederick Janse is een echte aanrader. In dit boek wordt op praktische en verhalende wijze zelfsturing/Holacracy in de praktijk uitgelegd.
Wil je meer weten over onze zelfsturingsreis bij INDI? Voel je vrij om contact met ons op te nemen. Samen met de zelfsturingscoaches Karina en Yolanda delen we graag onze ervaringen.
Heeft dit artikel je geholpen?
Oprichter INDI